réunion du conseil d'administration du 11/10/2016


     PROCES – VERBAL du CONSEIL  D’ ADMINISTRATION  du 11 octobre 2016

 

Présent(e)s :  Monsieur Procar, président, Mme Bara, Mme Bastié , M. Bégyn , Mme Cosyns, Mr Dufor, Mme Dufor , Mme Gonnet, M. Gonnet, Mme Le Vaillant, Mme Levasseur, Mme Paillaux,   Mme Renaud, Mme Ganné, Mme Guenecheau.                                        

 

Monsieur Bégyn ouvre la séance.

 

1-     Partage de la salle B avec l’association voisine (UNRPA)

Des difficultés sont apparues récemment concernant l’activité “Jeux” dans la salle B utilisée par l’UNRPA chaque vendredi. Une armoire a été « visitée », la clé se trouvait au-dessus de l’armoire, ancienne habitude datant de l’époque où nous étions les seuls utilisateurs de la salle.

Un courrier a été envoyé à M. Bocquet, le président, lui demandant de se joindre au CA du jour pour l’informer du problème et comprendre avec lui ce qui a pu se passer

M. Bocquet a rencontré le jeudi précédent Monique Dufor: quand ses adhérents organisent des activités dans la salle B, il ne contrôle pas ce qui s’y passe, lui-même étant dans son  bureau. Il fait, à priori, confiance à ses adhérents.  Il va se renseigner.

Des exemplaires de la clé de ce local se trouvent à la résidence Faccenda et en mairie, mais, à notre connaissance, personne ne passe dans cette salle, et encore moins dans les armoires.

Nous avons réorganisé le contenu des armoires et déposé les différentes clés dans notre bureau.

La mairie a supprimé le service du ménage dans l’ensemble des locaux, à l’exception des parties communes (couloir, toilettes)  assuré par une employée de la résidence, chaque association ayant en charge l’entretien de son local. La salle B doit être entretenue par Intergénérations et par l’UNRPA. Un accord oral tacite, mais rien de bien défini…Cela aurait mérité qu’on en parle plus précisément

On peut regretter l’absence de M.Bocquet dans le cadre officiel du CA.

 

2 – Bilan des activités de janvier à juin 2016 :

 Monique Dufor énumère les différentes activités et indique le nombre de participants.

 Voir fiche jointe.

 

3 – Bilan financier de juin à septembre 2016 :

 Nicole Levasseur donne le bilan des comptes rapportés aux 8/12 de l’année puisque arrêtés au 31 août.

 Voir documents joints.

 Les excédents cumulés au 31/8/216 s’élèvent à 7225,49€

 Les comptes font apparaître, cette année encore, de gros amortissements (casques et photocopieur).

 La proposition d’achat d’un téléphone portable nécessaire aux sorties (modèle simple mais plus commode que celui existant !) et d’un disque dur externe pour archiver les documents informatiques est adoptée par le CA.

 

4 – Les difficultés liées à l’organisation des sorties:

 Lors de la commission sorties nous veillons toujours trouver des thèmes  de visite variés, à alterner journées complètes et demi-journées, à éviter les dépenses trop élevées….

Lors des inscriptions, on constate soit une désaffection pour certaines propositions, soit un engouement excessif pour d’autres, sans qu’on puisse l’expliquer. Les sorties avec visites plutôt « culturelles » sont délaissées au profit des sorties avec repas ou goûter qui, elles, sont bien suivies.

 D’où un certain nombre de questions :

 - Que faire pour que nos sorties retrouvent des effectifs plus importants et pour éviter que s’accumulent des pertes financières qui mettraient en péril l’avenir de l’association ?

 - Comment faire plaisir au plus grand nombre ? Conséquence immédiate de cette réflexion : beaucoup trop de paramètres à prendre en compte : fatigabilité des adhérents (marche, station debout), leurs goûts plus changeants (« vu à la télé »), les horaires (« départs matinaux, retour à la nuit en hiver »), le coût, pourtant calculé au plus juste, etc…« Insoluble » selon Monsieur Procar.

 -  Faut-il organiser moins de sorties ? Option non retenue par le CA car c’est une solution de facilité, qui peut se renouveler, voire s’amplifier, et dont l’effet est improbable.

 -  Monsieur Procar a proposé de mettre à notre disposition une salle informatique pour initier des adhérents à l’utilisation du Web, dans la mesure où le site de notre association est presque fini et qu’il leur sera présenté bientôt.

 -  Les salles informatiques du lycée étant libres le mercredi, la décision de tenter cette expérience est acceptée par le CA. On verra si le remplacement d’une sortie par cette activité nouvelle a une incidence sur la fréquentation des autres sorties proposées au programme.

 -  De surcroît, la commission sorties se dépeuple dangereusement. Nous ne sommes plus que trois à assurer les accompagnements. Les appels au bénévolat ne changent rien dans la mesure où l’ensemble de nos adhérents avance en âge et où nous n’avons pas d’adhésions nouvelles de personnes plus jeunes et dynamiques susceptibles de s’impliquer dans la gestion de l’association.

 Le désintéressement actuel de la population pour le bien public est général, dans le monde associatif comme dans d’autres domaines plus importants.

 

 En conclusion, la situation est un peu morose… cela ne saurait durer, on va réagir !

 

5 – Les difficultés pendant les sorties :

 Il est arrivé qu’un accompagnateur se soit trouvé pendant une sortie, face à une situation imprévue lourde à gérer, suite à une simple fatigue physique ou un léger malaise d’un(e) adhérent(e), mais aussi, parfois, à des problèmes psychologiques, voire psychiatriques. Certaines personnes ne sont pas conscientes qu’elles ne sont plus en capacité de suivre les sorties.

Fort heureusement, ce sont des difficultés exceptionnelles

 Au-delà de la gêne occasionnée pour le groupe en visite, se pose la question de la responsabilité de l’accompagnateur et, plus généralement, celle de l’association.

Un cas s’est présenté le jour de l’assemblée générale, cas suffisamment grave pour nous alerter sur ces situations à risque.

 Le CA adopte une position de principe sur ce sujet : il est clair que chaque cas doit être réglé individuellement en rencontrant la personne concernée afin qu’elle prenne conscience de ses difficultés et décide d’elle-même l’arrêt des sorties, les autres activités de l’association lui étant toujours ouvertes tant qu’elle est adhérente.

 L’envoi d’un courrier demandant à un(e) adhérent(e) de ne plus s’inscrire aux sorties ne peut être qu’un ultime recours.

 

 6 -- Présentation du site en construction :

Pour occuper leurs vacances d’été, Evelyne Le Vaillant et Chantal Renaud ont créé un site Web pour l’association. Intitulé choisi pour ce site : « inter-G 60 » , le mot rencontres a été abandonné (pour le site uniquement) car il revêt de nos jours une co- notation particulière (nombreux sites de rencontres

sont très peu ciblés culturels…). S’est posée la question de faire paraître sur le site le bilan financier de l’association. Considérant que cette information n’est pas directement accessible, et par souci de transparence, nous laisserons le bilan financier sur le PV de l’assemblée générale. Pour le moment, il n’y a aucune photo sur le site. Les textes de la CNIL sont très clairs à ce sujet qui sera débattu à la prochaine assemblée générale, l’avis des adhérents étant prépondérant pour éviter tout souci ultérieur.  Dès que le site sera référencé sur Google, il sera présenté aux adhérents.

 

7 – Questions diverses :

 -- le téléphone :

 Nous fêtons notre dixième mois sans ligne téléphonique.

 Après bien des démarches, nous avons fini par comprendre les raisons de cette situation : un employé de mairie n’a pas préparé correctement le transfert des lignes de mairie (dont la nôtre) d’Orange chez Bouygues. Après de nombreux contacts (mairie, Bouygues, Orange) rien ne change. Le chef du service téléphonie et informatique de la mairie a pris les choses en main le 5 septembre. Sans effet à ce jour….

 Conséquence catastrophique pour notre association : la rentrée est l’époque où nous enregistrons le plus grand nombre de nouvelles adhésions. Face à un téléphone qui ne répond jamais, les éventuels candidats à l’adhésion sont allés voir ailleurs. Une seule adhésion en septembre pour 10 à 15 en temps normal.

  -- la “semaine bleue” :

 Contrairement aux autres années, aucune réunion de préparation n’a eu lieu au CCAS.

 Le programme ne nous est parvenu que quelques jours avant le début de la manifestation. 

 Dans ces conditions, difficile de prévenir tous nos adhérents.

 Cependant, à la demande de la directrice de la résidence Faccenda, l’association a participé à l’animation du samedi après-midi : divers jeux de société présentés et animés par Monique Dufor, Danielle Bastié et Evelyne Le Vaillant. Beaucoup de monde, une joyeuse ambiance, l’après-midi s’est clôturée par un goûter préparé par des participants.

  -- Dates retenues :  

 Galette : mercredi 18 janvier /  demander une salle à la Maison des Associations

Assemblée Générale : mercredi 22 mars  /  réserver la salle Sarah Louise Léon au lycée

 (par précaution réserver salle Centre des Rencontres ou MCA)

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

 

Le Président                                                                   La secrétaire                                        

A. Procar                                                                        C. Renaud