réunion de Conseil d'Administration du 25 février 2016


PROCES-VERBAL du CONSEIL  D’ ADMINISTRATION  du  25 FÉVRIER 2016

                 

Présents : Monique DUFOR, Arlette BARA, Danielle BASTIÉ, Jacqueline COSYNS,

Dominique DUFOR, Françoise GONNET, Michel GONNET, Evelyne LE VAILLANT,
Nicole LEVASSEUR, Nicole PAILLAUX 

Invitées : Paule GANNÉ Liliane GUENECHEAU

Excusés :  M. PROCAR, Allain BÉGYN, Jean-Louis MALLIER, Chantal RENAUD.

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Ouverture de la séance par Monique DUFOR

 

1-- Approbation à l'unanimité du procès-verbal du conseil d'administration du
         15 Octobre 2015

2 – Démissions de deux membres du Conseil d’Administration :

Lecture des courriers de :

-- Jean Louis Mallier évoque ses problèmes de santé qui l'obligent à démissionner du conseil d'administration ; il reste néanmoins adhérent à l'association ainsi que son épouse Ginette.

--  Francine Mullot démissionne du conseil d'administration ; elle reste adhérente.

3 – Le nombre d’adhérents

Nous enregistrons cette année encore une légère diminution de notre effectif :    

163  en 2013          154  en 2016  (le 25/02)   

4 – Bilan financier :

Nicole Levasseur et Jacqueline Cosyns présentent les comptes pour 2015 ; Monsieur Bégyn a procédé à leur examen ; il n'a noté aucune anomalie et a pu voir le sérieux avec lequel tout ce travail a été fait ; il remarque que le fait que quatre personnes sont chargées de leur tenue entraîne un contrôle constant et ainsi une impossibilité d’erreur ou de  "tricherie".

Les comptes font apparaître un solde négatif de 3.116,47 €

Les frais postaux (840 euros) seront réduits puisque les envois des programmes ne sera plus fait par voie postale pour les adhérents ayant une adresse de courrier électronique. Monique Dufor a noté que les nouveaux adhérents lui demandaient pourquoi cet envoi était doublé  (mail + envoi postal).

De même on limitera au maximum l’envoi de courrier concernant les remboursements de sorties.

Rappel des conditions de remboursement des sorties : le montant des remboursements n’a pas changé, mais on n’enverra plus les chèques par courrier. En effet, de même qu’on remet un reçu à nos adhérents lorsqu’ils nous versent de l’argent, il est normal qu’on garde dans notre comptabilité un justificatif de notre sortie d’argent lors d’un remboursement.

En remettant le chèque de remboursement à un adhérent, celui-ci signera le cahier de comptabilité.    Les comptables ne souhaitant pas que le cahier soit sorti du bureau, on prévoira la création d’un document à faire signer tenant lieu de justificatif, document qui sera placé dans le cahier des remboursements.

4 – Bilan des activités :

-- Effectifs : La fréquentation aux sorties est à peu près identique à cette de l’année passée.

Le problème majeur est la réduction du nombre de personnes par groupe dans les musées. Le problème n’est pas nouveau mais s’accentue au fil des années (25 ou 20 personnes). De ce fait, le coût de la sortie augmente sensiblement puisque le car n’est jamais suffisamment rempli.

-- Les sorties – spectacle : nous avions mis en place ces sorties en hiver (période peu favorable aux sorties en extérieur) suite à de nombreuses demandes. Or l’expérience tentée cet hiver montre qu’il est difficile de choisir des spectacles qui contentent tout le monde. Les exigences de nos adhérents sont difficiles à satisfaire : uniquement le samedi ou le dimanche, en matinée…. Problème supplémentaire : les places doivent être réglées d’avance par l’association sans connaître le nombre de personnes intéressées. D'où un risque d’invendus.

On envisage donc de revenir à ce qui se faisait autrefois : une seule sortie festive en fin d’année.

-- Les rencontres du lundi :

Les ateliers "mémoire", suivis par un groupe de fidèles, ont beaucoup de succès : à renouveler.

Les autres rencontres voient aussi le nombre de participants baisser. On a connu la salle souvent pleine il n’y a pas si longtemps, mais les mentalités ont changé et les habitudes. Nous n’y abordons plus des sujets aussi variés, les adhérents ne s’investissent plus dans cette activité. Il faut néanmoins continuer à chercher des propositions.

-- Les actions concertées : les seules interventions cette année se sont faites à la demande de la ligue de l’Enseignement dans le cadre des classes citoyennes à l'école Albert Camus.

Plus aucune activité au sein du lycée. On tentera de relancer au moins une activité pour cette année avec Madame Assamti, professeur au lycée "Jules Uhry "; Paule Ganné va s'en charger.

 

-- Le collège temps libre :   Paule Ganné fait remarquer que les professeurs du lycée faisaient traditionnellement partie de l’association ; plus maintenant. Les statuts prévoient toujours un représentant des professeurs au CA, mais vu le peu d’activité avec le lycée, aucun professeur n’occupe la fonction .

 

Les jeux de société du jeudi : seulement de 4 à 8 personnes   (d'autres associations et clubs se sont créés et là aussi les choses changent ..)

5 -- Election des membres du CA lors de l’Assemblée Générale :

Les statuts votés en 2015 prévoient le passage du CA à 12 membres dès cette année.

Six personnes sont sortantes, deux personnes sont démissionnaires.

Se représentent donc à l’AG : Mmes Bara, Dufor, Levasseur, M. Begyn.

Aucun adhérent n’a répondu à l’appel à candidature …

6 – Questions diverses :

-- Téléphone : Depuis le 4 décembre, la ligne téléphonique est en panne ; la mairie ayant changé d’opérateur, il semble que ce dernier ne soit pas très efficace pour le branchement des lignes en attente. Nous avons effectué de nombreuses démarches auprès de la mairie, sans succès. Nous appelons régulièrement pour activer les choses.

Peut-être faudra-t-il envisager de souscrire à un abonnement téléphonique, peut-être doublé d'un abonnement internet ; la comptabilité – ainsi que d'autres travaux – se fait de plus en plus sur informatique.

Il faudra peut-être envisager également l'achat d'un ordinateur de bureau : les P.C. dont disposent l'association ont été cédés par le lycée "Jules Uhry" et sont très anciens ; des pannes récentes avec des conséquences non négligeables  (perte de données, réinstallation – payante – de ces données …..) font penser qu'il est temps de renouveler ce matériel.

 

-- Cotisations : L’association adhère à d’autres associations locales ouvrant leurs portes à nos adhérents. L’adhésion au CLAP sera renouvelée et les conditions d'accès au CLAP seront rappelées aux adhérents (c’est fait lors de l’information à chaque nouvel adhérent). Liliane Guenecheau propose une autre façon de passer l'information  (vidéo ? etc …)

Adhésion accordée pour le COVAL mais plus pour le Pavillon de Manse à Chantilly.

 

-- Préparation AG : Nicole Levasseur fait remarquer que, en se référant à la fréquentation des adhérents au repas de l’AG des autres années, elle avait retenu 70 repas pour cette année. Or 50 personnes seulement s’y sont inscrites. Il serait intéressant de comprendre les raisons de cette désaffection soudaine.

Mme et M. Gonnet proposent de se charger de l’achat des boissons pour l’AG et Mme Bara commandera les petits fours.

 

-- Entretien des locaux : Le ménage n’est plus assuré dans les locaux associatifs. Nous l’avons appris par des indiscrétions mais rien d’officiel. L’entretien de notre bureau peut être fait par nous-mêmes. Mais la salle B est commune avec l’UNRPA, les toilettes sont communes avec l’UNRPA et le Cyber Espace, le couloir est commun aux trois utilisateurs du rez de chaussée mais il est aussi et surtout le lieu d’entrée le plus utilisé par les habitants de la résidence Faccenda.

Le problème ne peut se résoudre que par un accord strict entre tous les utilisateurs du local. Affaire à suivre en se rapprochant du CCAS, locataire de ces locaux.

 

      L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

                                                                            

Le Président,                                                                             la secrétaire,

A. Procar                                                                                    C.Renaud