réunion de bureau du 12 janvier 2016


PROCES – VERBAL       REUNION DE BUREAU DU 12/01/2016

 

Présents :  Monique Dufor, Allain Bégyn, Arlette Bara, Danielle Bastié, Jacqueline Cosyns,

Evelyne Le Vaillant, Nicole Levasseur,  Nicole Paillaux, Chantal Renaud

Excusé :  Monsieur Procar

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Ouverture de la séance par Monique Dufor

 

Une lecture attentive de notre trésorerie nous amène à constater une augmentation importante des frais

liés à l’organisation de nos sorties.

Les estimations de la commission prix s’avèrent bonnes  puisque le poste budgétaire « sortie » présente un bon équilibre dépenses/recettes. Mais force est de constater que nos sorties, proposées à prix coûtant, deviennent très onéreuses pour nos adhérents.

Les divers envois postaux (programme papier, courriers…) pèsent aussi sur notre trésorerie.

Il est donc proposé de faire quelques économies dans ce domaine :

 1- Les envois des programmes se feront par courrier postal pour les adhérents qui ne nous ont pas déclaré d’adresse mail.

 2- Les envois des programmes par mail pour les adhérents qui nous ont donné une adresse mail ne seront plus doublés d’un envoi papier.

 3- Les chèques de remboursements aux adhérents qui se sont désistés lors d’une sortie ne seront plus envoyés par la poste.

Les chèques seront à la disposition des adhérents concernés le mardi qui suit la sortie

Les adhérents se renseigneront par téléphone ou mail pour savoir s’ils entrent dans les conditions d’un remboursement et passeront au bureau pour retirer leur chèque et signer un « cahier de remboursements » justifiant ainsi ces sorties d’argent de notre trésorerie.

Par souci de commodité, la remise de chèques et la signature du cahier peuvent se faire dans le car pour des adhérents participant à une autre sortie.

Les membres du bureau ont bien conscience du supplément de travail pour les trésorières, mais estiment que les adhérents en attente de remboursement peuvent aussi faire l’effort de se renseigner et de se déplacer.

Remarque : si cette nouvelle gestion s’avère peu efficace, le bureau reverra ce processus de remboursement, mais toujours dans le souci d’économiser des frais postaux.

 

Questions diverses :

Nicole Levasseur expose ses recherches pour le repas de l’ A.G : le château de Montataire a

fait une proposition de repas intéressante à 41 € par personne. Accord du bureau.

 

Le Président,                                                          la secrétaire,                             

A. Procar                                                                C. Renaud