réunion de bureau du 19 septembre 2016


PROCES – VERBAL       REUNION DE BUREAU DU 19 septembre 2016.

                       

Présent(e)s : Monique DUFOR, Allain BEGYN, Nicole LEVASSEUR, Jacqueline COSYNS, Arlette BARA, Evelyne LE VAILLANT, Chantal RENAUD.

Excusée : Nicole PAILLAUX

 

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Ouverture de la séance par Monique Dufor

 

1-                 Problème du matériel de la salle B :

 Les participants aux jeux de société le jeudi ont constaté que l’armoire avait été « visitée » :

Un jeu d’échec déposé par un adhérent a disparu

Pour un autre jeu d’échec, des pièces sont dépareillées alors qu’il s’agissait d’un jeu complet

Un tapis de jeu de carte se trouvait dans l’armoire bien que n’appartenant pas à l’association.

Seuls les membres d’INTERGENERATIONS et de l’UNRPA ont accès à cette salle.

Il est donc décidé :

§      de replacer la clé de ces armoires dans la boîte à clés de la salle A

§      de remettre de l’ordre dans ces armoires en regroupant le matériel de jeu dans une autre armoire dont la fermeture est plus sûre.

§      d’informer Mr Bocquet, président de l’UNRPA, de cette situation en l’invitant à nous apporter des explications lors du prochain CA.

 Dans le cadre de cette réorganisation une liste précisant les personnes qui détiennent des clés sera établie.

 

2-                 Les difficultés rencontrées lors des sorties :

 Force est de constater que nos adhérents les plus anciens ont de plus en plus de difficultés à suivre certaines sorties :

 §     Parfois simple fatigue à la marche et à la station debout, mais aussi parfois à cause d’un  handicap physique et/ou psychique plus prononcé.

Dans ce second cas, au-delà de la gêne générée par ces personnes pour l’ensemble du groupe, se pose la question de la responsabilité de l’association.

Il sera donc proposé au prochain CA de statuer sur une conduite à tenir par rapport à l’inscription de telles personnes à nos sorties : continuer de les accueillir et gérer le risque qu’elles posent, ou bien leur signifier par courrier officiel l’impossibilité de les accepter aux sorties, sachant que les autres activités de l’association leur restent ouvertes.

Il semble important d’être clair sur ce sujet pour ne pas faire courir aux organisateurs de sorties des risques inutiles et ne pas engager la responsabilité de l’association face à ces personnes.

 §    Dans le même ordre d’idée, se pose la question d’adapter le choix des sorties aux aptitudes physiques des adhérents.

-- De fait, les journées complètes, hormis le restaurant dont le succès ne se dément pas, les deux visites indispensables sont vécues comme fatigantes. Faut-il continuer d’en faire ?

-- Idem pour les visites de musées (quelque soit le type de musée), de quartiers de Paris, de jardins, de villes, etc…. Faut-il les supprimer ?

Les recherches de visites originales, de conférenciers de qualité, de thèmes nouveaux, l’organisation pratique des sorties, demandent beaucoup de travail aux organisateurs.

Doit-on continuer dans le même esprit ou est-il temps de changer d’orientation dans le choix de nos sorties ?

Ces nouvelles contraintes nécessitent de repenser le type de sorties. Le choix s’en trouve de ce fait  considérablement restreint.

Suffit-il de réserver un car, de définir un lieu d’arrêt, de choisir un restaurant et de laisser la journée libre sur place, sans visites organisées ?

Danger : cette dernière solution ne correspond plus du tout aux buts de l’association déclarée officiellement comme « association culturelle ».

Des questions à débattre au prochain CA. 

       

3-                 les remboursements des sorties :

 Il était nécessaire de bien rappeler le mode de remboursement lors de désistements aux sorties :

§        remboursement à 100% en cas de remplacement par une personne de la liste d’attente ou en

cas d’absence imprévisible pour motif grave (hospitalisation par exemple)

§         remboursement à 80% si le bureau est prévenu de l’absence au plus tard 48h avant la sortie.

§          pas de remboursement en cas d’oubli. 

Ces modalités de remboursement seront reportées de manière plus claire sur le document remis aux adhérents et sur le site.                                        

 

4-                 le site :

 Pendant les vacances d’été, Evelyne et Chantal ont créé un site Web pour l’association.

Actuellement en construction, le site n’est pas encore visible sur Google.

Le travail en cours d’élaboration sera présenté au prochain CA et devrait être opérationnel pour être présenté aux adhérents lors de la galette en janvier.

 

5-                 les prochaines réunions :

 --     Le Conseil d’Administration de rentrée est fixé au MARDI 11 OCTOBRE à 9 h au bureau.

Au cours de ce CA seront évoqués les problèmes des sorties.

La convocation sera envoyée fin septembre.

 

--   La Commission Sortie le MARDI 18 OCTOBRE à 9 h.     

Lors de la journée d’inscriptions, ne pas oublier donner la date de cette commission et de rappeler qu’elle est ouverte  à tous les adhérents.

Appel pressant pour trouver des accompagnateurs de sorties.

 

L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée.

 

Le Président,                                             la secrétaire

A. Procar                                                   C. Renaud