les sorties : mode d'emploi

Le programme des sorties :

Tous les deux mois : janvier-février / mars-avril / mai-juin / septembre-octobre / novembre-décembre

Transmis par mail ou par courrier postal ... et sur le site

Des programmes imprimés sont à disposition des adhérents au bureau

Chacun(e) choisit les sorties du programme qui l’intéresse

Aucune obligation à suivre nos sorties régulièrement

Les remboursements

En cas de défection à une sortie, possibilité de remboursement selon certaines modalités

Remboursement à 100% si la personne qui se désiste est remplacée par une personne de la liste d'attente ou pour un motif imprévisible grave (hospitalisation par exemple).
Remboursement à 80% si l’association est prévenue du désistement au moins 48 heures avant la sortie.
Pas de remboursement en cas d'oubli

Les remboursements sont traités par la comptabilité dans la semaine qui suit la sortie, le chèque établi par la trésorière est à retirer au bureau.

Le paiement :

Les sorties sont réglées lors de l'inscription en espèces ou par chèque

Possibilité de paiement en deux versements, un pour chaque mois du programme

Le paiement doit être effectué

au moins 48 heures avant la sortie

Les inscriptions au bureau

Un lundi après-midi est réservé, dans les locaux de l’association, pour les inscriptions aux sorties du trimestre suivant

exemple :

inscriptions le 2ème lundi de février pour le programme de mars/avril

12 h 30 :

ouverture de l'amphithéâtre

13 H 30 :

présentation des sorties

14 h :

inscriptions et paiement

La liste d’attente

Pour certaines sorties, le nombre de visiteurs par groupe est limité. Une liste d'attente est établie. Si un adhérent déjà inscrit se désiste avant la sortie, un adhérent de la liste d'attente peut le remplacer. Ce dernier est prévenu par téléphone, par mail ou par SMS, parfois la veille de la sortie

Les inscriptions par mail ou sur internet

A la réception du programme, utilisez la fiche téléchargeable pour nous faire connaître les sorties choisies. Envoyez cette fiche remplie en pièce jointe à l'adresse Gmail de l'association.

Ces inscriptions sont prises en

compte après le passage des adhérents présents au bureau.

Dans la semaine qui suit,

chacun est prévenu du résultat

de ses inscriptions (définitives

ou en attente)

L’inscription n’est définitive

que lorsque le règlement

parvient au bureau

COMMENT S'INSCRIRE AUX SORTIES ?

Dans un premier temps, l’intérêt que vous portez à cette activité de l’association nous réjouit.

Dans un second temps, il est de notre responsabilité de gérer au mieux cette situation et il nous semble important de rappeler quelques conseils basiques pour que tout se passe bien :

QUESTION COMPTABILITÉ

Ne préparez pas votre chèque à l’avance, seules les inscriptions définitives doivent être payées tout de suite

les inscriptions en attente ne doivent pas être réglées ce jour-là.

En cas de paiement en deux versements, établir un chèque pour chaque mois

ET ENFIN ..

N’oubliez pas de vous servir en jus de fruit et petits gâteaux avant de partir

Le grand hall est à votre disposition pour prolonger les conversations, même après votre inscription

QUELQUES RÈGLES

Elles visent à respecter la stricte égalité entre tous nos adhérents :

ne pas quitter le local dès qu’on est en possession de son numéro d’ordre et de sa fiche d’inscription : on n'inscrit que les gens physiquement présents

ne remplir qu’une seule fiche d’inscription

les demandes d’inscription aux sorties par courrier, téléphone ou mail, sont traitées après les inscriptions des personnes présentes

Les nouveaux adhérents bénéficient d’une inscription en priorité sur une sortie de leur choix

Les personnes de la liste d’attente qui obtiennent une place sont prévenues par téléphone, message téléphonique, mail ou SMS